SYSTEM MIGRATION
サロン予約システムの乗り換え手順｜顧客データ移行の10段階
予約システムの乗り換えでは、旧サービスを先に解約しません。データの棚卸し、新システムの試用、並行運用、顧客案内、バックアップ、旧契約終了の順に進めます。
最初に3つの日付を決める
- 新システムのテスト開始日
- 新規予約の受付先を切り替える日
- 旧システムを解約する日
切替日と解約日を同日にすると、不足データが見つかったときに確認できません。旧サービスの契約期間と料金を確認し、必要な期間だけ重ねて運用します。
1．現在の予約経路を一覧にする
公式サイト、Googleビジネスプロフィール、Instagram、LINE公式アカウント、予約ポータル、電話、店頭の予約経路を書き出します。媒体名、現在の予約URL、変更担当者、反映確認日を一つの表にします。
2．移すデータを項目単位で確認する
| 分類 | 主な確認項目 |
|---|---|
| 顧客 | 氏名、連絡先、生年月日、来店回数 |
| 予約 | 未来予約、過去予約、キャンセル履歴 |
| カルテ | 施術内容、薬剤、注意事項、自由記述 |
| 添付 | 施術写真、同意書、問診票 |
| 会計 | 技術売上、物販売上、支払方法、値引き |
| 残高 | 回数券、ポイント、月額会員、前受金 |
不要な重複顧客や古いメモをそのまま移さず、保管根拠と利用目的を確認して整理します。
3．旧システムの出力条件を確認する
- CSVやExcelで出力できる項目
- 写真やPDFを一括取得できるか
- 文字コードと日付形式
- 出力できる期間と回数
- 解約後に閲覧・出力できる期間
「CSV対応」でも写真、同意書、自由記述を含まない場合があります。少量のサンプルを出力し、実際に開いてから移行日を決めます。
4．新システムの取込条件を確認する
- 対応する元サービスとファイル形式
- 必須列、最大文字数、日付形式
- 写真や同意書の移行方法
- 文字化けや重複時の扱い
- 移行代行の範囲、費用、所要日数
本番データを渡す前に、架空顧客3名だけのテストファイルで確認します。実在する顧客情報を無料トライアルへ入れないでください。
5．一日の営業をテストする
- WebまたはLINEから予約
- 電話予約を管理画面へ登録
- 日時・メニューを変更
- 問診票と同意を入力
- カルテへ施術内容を記録
- 技術と物販を会計
- 売上と次回予約を確認
- 顧客・予約・売上を出力
現在より入力が増える工程や、外部サービスとの二重管理が残る工程を書き留めます。
6．未来予約を二つの台帳で照合する
並行運用中は正本を一つ決め、予約の照合時刻、担当者、差分修正の手順、二重予約時の連絡方法を固定します。同期できない予約経路は、受付時と営業終了前など確認時刻を決めます。
7．スタッフ用の操作表を1枚にする
- 出勤時：当日予約と連絡事項
- 予約受付：顧客検索、メニュー、設備
- 来店時：受付、問診、同意
- 施術後：カルテ、写真、次回提案
- 会計時：技術、物販、値引き、支払方法
- 閉店時：現金、決済、売上、未処理予約
値引き、取消、データ出力、スタッフ削除は、操作できる人を限定します。
8．顧客へ予約先変更を案内する
案内文例
予約ページ変更のお知らせ
いつも当店をご利用いただきありがとうございます。○月○日以降のWeb予約は、新しい予約ページからお願いいたします。すでに確定しているご予約は、そのまま承っています。操作が分からない場合は店舗までお問い合わせください。
送信前に切替日、新URL、既存予約の扱い、問い合わせ先を店舗情報と照合します。個人情報や予約内容をSNSへ公開しません。
9．予約URLを同じ日に切り替える
- 公式サイト
- Googleビジネスプロフィール
- Instagramプロフィール
- LINE公式アカウント
- 固定投稿、ハイライト、QRコード
- 店内掲示、名刺、ショップカード
更新後は顧客と同じ画面から予約完了まで確認します。
10．バックアップ後に旧契約を終了する
- 未来予約が全件一致している
- 顧客数と主要項目を照合した
- 写真、同意書、問診票の保管方法を確認した
- 回数券、ポイント、前受金の残高を確認した
- 必要なCSVとファイルを取得した
- 解約日、最終請求日、返金条件を確認した
- 旧予約URLを各媒体から外した
年払いは途中解約しても返金されない場合があります。解約前に契約書、利用規約、請求画面を確認してください。